TENDENCIAS EN OUTSOURCING DE LA GERENCIA DEL CONTENIDO DE LA EMPRESA

"recuperación de información" "programa de sistemas de información" "Universidad de La Salle"

María Omaira Rincón

Bogotá, febrero 12 de 2007

Trends In Enterprise Content Management Outsourcing

Business pains are driving the emergence of ECM outsourcing services.

Tendencias en Outsourcing de la gerencia del contenido de la empresa

La emergencia en los negocios está conduciendo a la aparición de los servicios de outsourcing del ECM.

La necesidad en los negocios de hoy esta conduciendo a la aparición de los servicios de outsourcing de la administración de contenidos ECM; la mayoría de estos servicios se dan en las áreas donde hay mayor cantidad de información de decisiones, que incluyen imágenes y otro tipo de información de llegada como lo son las formas y los faxes, las impresiones gerencialas por los procesos salientes y entrantes y los documentos electrónicos, que por propósitos legales se deben guardar por largos periodos. Mucho de este tipo de contenidos se origina fuera de la organización por parte de clientes externos o socios que confían en el flujo de trabajo o BMP, para manejar los procesos del negocio.

Los contenidos iniciales del ECM, tales como la colaboración entre el equipo y la administración documental son para apoyar R&D, o la gerencia del contrato apoyados en ambientes legales corporativos, siguen siendo iniciativas internas para la mayoría de las empresas.

Por lo general este tipo de empresas tienen inconvenientes con su información debido a que la interacción entre usuarios y clientes aun no ha sido estandarizada, para las transacciones o intercambios, haciendo más difícil que los outsourcing desplieguen clientes múltiples y tengan posibilidades de ofrecer alternativas ECM como:

Todas las cosas en papel. à El movimiento a la captura electrónica de la información no estructurada es un desafiao en recursos, en la energía del negocio y de la gerencia. La captura electrónica permite que las organizaciones recojan un sistema más constante, más manejable, y más rico en datos, que benefician a los clientes y a su vez hagan que los otros sistemas de la empresa sean más eficientes. El desafío está en reflexionar: ¿que y cómo son los datos recolectados? ¿cómo se pueden hacer de una manera más constante a través de los canales?, y ¿cómo hacerle frente en los cambios de proceso al analizar formas sobre papel. ¿Por qué no el outsourcing toma las formas existentes, la gerencia y los cambia?

Fijación de las infraestructuras contaminadas del ECM. à Las empresas han luchado para poner y mantener sistemas de ECM en ejecución; aquellas experimentadas han recogido una variedad de lugares y de tecnologías del ECM, para retroalimentasen y realizar las mejoras importantes que requieran. Las expectativas de la comunidad están empujando a la empresa a la instalación e implementación de tecnologías relacionadas con la gerencia digital (Document Record Management), la gerencia de expedientes (Records Management), y los servicios de archivo adicionales que son perspectivas diferentes que manejan los outsourcing, teniendo en cuenta que tan solo son algunos componentes.

Cada vez más confianza en los datos recibidos de terceros y de las tecnologías de procesos. à Muchos usos son administrados ahora gracias a la WEB, por medio de outsourcing, de las tecnologías avanzadas y a través de la experiencia y el ECM pueden seguir el juego. Además, la crecida reciente de los acontecimientos referentes a la pérdida o compromiso de datos ha hecho que los negocios menos seguros la usen inclusive, sobre su propia capacidad de proteger el contenido crítico. Ejemplo: Cuando las compañías como la CitiFinancial y el banco de América permiten que los datos del cliente sean comprometidos, los clientes tienen que preguntar si la protección de datos dejada a terceros es seguro y profesional.

Adopción y uso de nuevos estándares. à Los outsourcing más sofisticados del ECM, son componentes independientes como los servicios, que pueden convertirse y ser recibidos más fácilmente. Una captura de la imagen o un upload del documento, por ejemplo, podía ser un servicio de acceso web. Los clientes podrían llamarlo y utilizar el servicio, el cual enviaría imágenes a un depósito de confiado a terceros. Los estándares también mantienen la promesa de permitir a los clientes, artículos ya procesados en los sistemas externos del flujo de trabajo manejados por el ECM.

Superar barreras a esa adopción de estándares. à Para que el outsourcing del ECM crezca más allá de servicios de la captura de la imagen, las fuentes importantes del mercado necesitan crear servicios innovadores de ECM, que tengan buenas márgenes y sean económicas para los clientes. Las economías a escala de la fuente son necesarias para que ocurra y aun no se ha visto todavía. El área más probable del crecimiento para el outsourcing del ECM será aquellos usos como, el e-mail, la imagen, el informe archivado, que requieren poco arreglo para requisitos particulares y se prestan a las mejores prácticas definibles y consecuentemente tienen la mejor economía para el outsourcing. Están también, los usus no considerados del ECM, tales como sistemas que sean negocio, (proceso-intensivo), BPM de la proyección de imagen, y WCM, todo el cual requiere arreglo para los requisitos particulares y está más cercano a la base procesadora, estos serán más lentos en convertirse. En última instancia, las fuentes importantes emergerán de las marcas de fábrica confiables, que ofrecen seguridad y disponibilidad en los servicios del ECM, factores que aceleran el mercado; aquellas que su base sea probable de emerger, tales como EMC (que posee software del ECM y el hardware de almacenaje), Xerox (que tiene una huella fuerte en salida y captura), y montaña del hierro (que es un surtidor dominante del almacenaje de la caja).

Reducir la necesidad de corregir requisitos particulares. à Ciertas tecnologías del ECM tienen gusto del e-mail, de la imagen y del informe archivado, el descubrimiento requiere poco arreglo para aquellos requisitos particulares y está con seguridad lejos de los procesos importantes del negocio de una empresa que no se ven como estratégicos. Las áreas proceso-intensivas del negocio, tales como creaciones de hipoteca en servicios financieros al por menor, son más difíciles de apoyar, requieren la implicación de contenidos expertos, requisitos particulares para el proceso del negocio, y tienen consideraciones de organización y humanas. Tratando estos procesos a través del negocio se requerirá un sistema más serio de capacidades de BPM que este disponible, que permita que las empresas definan y que manejen sus propios procesos del negocio de una manera ágil y flexible y que no confíen en el proveedor del servicio para todos los cambios de procesos.

Superación de desconfianza del IP de la base. à Las empresas se refieren a la pérdida de línea IP en sus procesos del negocio. La distribución de conocimiento de proceso a un proveedor de servicios de terceros, puede sofocar la innovación dentro de una empresa, y, podría dar lugar a una inhabilidad a la hora de responder rápidamente a las presiones competitivas. Para muchas empresas, ciertos procesos del negocio, tales como creaciones de hipoteca, apenas estarán también cerca de las funciones, mientras que otras como las cuentas por pagar, no proporcionan ninguna plataforma para la diferenciación.

Demostración de la ayuda en la plataforma del ECM del multi-arrendamiento. à define una capacidad de recibir más de una organización en una sola infraestructura de hardware y de software. el Multi-arrendamiento ayuda a un servicio del outsourcing de ECM a proporcionar alcance en las economías a escala, requeridas para el crecimiento sostenible. Mientras que siendo tratado por muchos proveedores del servicio de outsourcing del ECM, el problema más grande puede ser la opinión de la empresa del multi-arrendamiento; simplemente, las empresas no desean compartir su plataforma del ECM con cualquier otra organización; el Commingling de la información crea miedos de aislamiento a enviar hacia afuera la información del cliente de un competidor. A pesar de la capacidad técnica clara de separar los ambientes, superando preocupaciones del multi-arrendamiento seguirá siendo una barrera importante al outsourcing del ECM.

La dirección de inquietudes por el contenido crítico almacenado en el exterior del cortafuego. à Muchas empresas como las médicas, instituciones financieras y aseguradoras, tienen preocupaciones por el secreto, la seguridad y la retención de su información almacenada a través del servicio de outsourcing del ECM. La superación de esta preocupación puede requerir a proveedores de servicio que utilicen el trabajo afuera para la indexación de direcciones, la revisión de documentos, y la entrada de los mismos, mientras que a su vez permite que la empresa guarde localmente el contento dentro de su propio cortafuego. Un abastecedor de servicio del outsourcing con una infraestructura fuerte de ECM ofrece operaciones afuera encajadas para las tareas comunes, pueden ofrecer una opción atractiva para las empresas que desean mantener su contenido sus propios centros de datos por proteccion.

Ofrecimiento de modelos de tasación transparente y comprobable. à Una carencia total de la transparencia en un outsourcing, preocupa la operación del ECM en muchas empresas; la capacidad de entender el estado de un documento o de procesarlo y la capacidad de resolver ediciones que necesitan mejorar más. En la adición, la tasación para los servicios del ECM puede ser desconcertante a las empresas. Una puesta en práctica del ECM puede implicar 30 diversos tipos del documento, cada uno con diversos campos de la entrada de datos. Cada documento puede tener una trayectoria única de la navegación para la entrada de datos, con las épocas que varían para la revisión del documento y para un proceso complejo del negocio cada documento puede tener un diverso flujo de trabajo e interfaces de sistemas variados a través del proceso. Los surtidores tratan de esto hoy con tres hojas de balance dimensionales y cartas confusas de precio. El mercado sería ayudado grandemente por simple “gigabyte”

El Outsourcing del ECM que emerge mantiene paisaje à Haber hecho fragmentos, rápidamente el cambiar, y el mercado cada vez mayor de los servicios del outsourcing del ECM tiene muchos jugadores que ofrezcan una rebanada del paisaje total del ECM. Una empresa que mira outsourcing tiene muchas opciones incluyendo:

Almacenaje y surtidores del archivo. à Éstas son las firmas que proporcionan capacidad del contenido o de almacenaje como un producto o servicio e incluyen a vendedores tales como EMC, montaña del hierro, y Zantaz. Estos vendedores desean hacer el depósito de tercera persona confiado en para el contenido de la empresa. EMC proporciona actualmente los servicios del outsourcing para el almacenaje del email, pero ofrece una anchura del hardware, del software del ECM, de la seguridad, y del software de la virtualización.

Fuente: Trends In Enterprise Content Management Outsourcing : Business pains are driving the emergence of ECM outsourcing services. AIIM nov-dic 2006 magazine. Resource Center. http://www.aiim.org/Resources/Archive/Magazine/2006-Nov-Dec/32220