SISTEMAS DE INFORMACIÓN EN LAS EMPRESAS
"recuperación de información" "programa de sistemas de información" "Universidad de La Salle"
Durante los últimos años se han multiplicado los estudios tendentes a analizar la información como factor clave para la toma de decisiones en la empresa, clave de la gestión empresarial, y eje conceptual sobre el que gravitan los sistemas de información empresariales.
Se considera que la información es un recurso que se encuentra al mismo nivel que los recursos financieros, materiales y humanos, que hasta el momento habían constituido los ejes sobre los que había girado la gestión empresarial. Si la Teoría económica tradicional mantenía el capital, la tierra y el trabajo como elementos primarios de estudio, la información se ha convertido, ahora, en el cuarto recurso a gestionar.
Diversos autores han estudiado con profundidad los cambios socioeconómicos ocurridos en la segunda mitad del siglo XX: Alvin Toffler en El shock del futuro (1970) y la La Tercera Ola (1981); Daniel Bell en El advenimiento de la sociedad post-industrial(1973) ; Naisbitt en Megatrends: ten new directions transforming our lives (1982); Tom Stonier en The wealth of information(1983); Masuda en Computonia 1985); Robert Reich en El Trabajo de las naciones: hacia el capitalismo del siglo XXI (1991), Peter Drucker en La sociedad postcapitalista (1993); y más recientemente por Manuel Castells con su magna obra La era de la información. Economía, sociedad y cultura (1996).
Desde el punto de vista de la gestión empresarial el conocimiento del entorno, en un mundo cada vez más complejo y cambiante, origina una necesidad cada vez más acuciante de información para la toma de decisiones, tanto para atacar nuevos mercados, como para proteger a la empresa de agentes externos que puedan vulnerar su estabilidad.
El dominio de la información externa, no debe hacer olvidar el control de los flujos internos de información que la propia empresa genera derivado de su funcionamiento.
Y, finalmente, tampoco se debe olvidar la propia información que la empresa lanza al exterior, en algunos casos regulada por factores legales, como aquellos que obligan a las empresas a depositar sus cuentas anuales en los registros mercantiles. Datos, a su vez, que se convierten en información externa para otras empresas que absorben esa información.
El contexto de la empresa y sus necesidades de información
Para comprender bien qué objetivos tiene un sistema de información y cómo debe funcionar, hay que entender también dos conceptos relativos al contexto, o medio ambiente, en el que se inserta una empresa. Esto se refiere al conjunto de factores que le afectan, donde existen amenazas que pueden perjudicar o destruir una empresa, y oportunidades que pueden incrementar las cualidades de la misma.
El medio ambiente interno o aquellos factores, como el personal, la estructura, sus políticas y recompensas, que ejercen influencia en la manera de realizar el trabajo y de conseguir los objetivos
El medio ambiente externo, más complejo en tanto que conforma factores ajenos al dominio interno de los gestores, y por tanto requiere una vigilancia permanente. A su vez, este medio ambiente externo tiene una doble estructura:
Medio ambiente externo remoto, como el clima político, la situación económica, las tendencias sociales, o las innovaciones tecnológicas.
Medio ambiente externo inmediato , formado por clientes, proveedores, distribuidores, competidores, financiadores y reguladores.
Se observa éste medio ambiente externo como un modelo de necesidades de información que los gestores de una empresa deben obligatoriamente controlar para una eficaz toma de decisiones y cuyos recursos de información, ya sean éstos vistos como fuentes de información, servicios de información o sistemas de información, deben ser incorporados al sistema de información empresarial como importantes recursos para la toma de decisiones.
Los sistemas de información en la empresa
Frecuentemente se ha utilizado el término informatización como sinónimo de sistemas de información. Y aunque la mayoría de los autores están de acuerdo en asumir que un sistema de información requiere un adecuado proceso de informatización, lo que también está claro es que no en todos los casos la construcción de un sistema de información lleva aparejado el uso de tecnologías de la información.
Sin embargo, se asume que hoy en día cualquier sistema de información, por pequeño que sea requiere de unos mínimos procesos de automatización.
También parece adecuado señalar que las distintas aplicaciones informáticas que funcionan por separado impiden la adecuación de un sistema de información, de manera que para que el sistema de información exista deberá contemplar el diseño de un sistema integrado que relacione las informaciones generales por las diversas aplicaciones funcionales de la empresa y que permita así, mejorar los procesos de toma de decisiones.
Se asume que la aplicación de los sistemas de información al ámbito de la empresa, aunque puede orientarse a cualquier tipo de organización, incluye los siguientes tipos:
Los Sistemas de Información para la Gestión (SIG), o Management Information Systems (MIS)
Los Sistemas de Información para la Gestión son un conjunto de herramientas que combinan las tecnologías de la información (hardware + software) con procedimientos que permitan suministrar información a los gestores de una organización para la toma de decisiones.
Se puede afirmar que estos sistemas se componen de tres funciones; la recopilación de datos, tanto internos como externos; el almacenamiento y procesamiento de información; y la transmisión de información a los gestores.
Parece que el uso de los sistemas de información para la gestión dejaban incompletas las necesidades informativas de los gestores de las empresas, surgiendo, así, distintos sistemas para la toma de decisiones, tales como los Sistemas Soporte a la Decisión, y los Sistemas de Información para Ejecutivos.
Sistemas Soporte a la Decisión (SSD), o Decision Support Systems (DSS)
El concepto de sistema de ayuda a la toma de decisiones se desarrolla por la confluencia de muy distintas áreas de conocimiento, cuyas aportaciones modelan el concepto final de DSS.
De tal manera que el marco teórico procede de las ciencias empresariales; de la informática, que hace uso de sistemas de gestión de bases de datos; de la ergonomía que aporta la necesidad de crear interfaces que permitan que un usuario utilice una herramienta con el menor esfuerzo posible; y del análisis de decisiones.
Han sido muchos los autores que han realizado sus aportaciones al concepto de DSS. Incidiremos sólo en algunos de ellos, que nos permitan clarificar el concepto.
Así, Turban manifiesta que es un sistema de información interactivo basado en ordenador que utiliza normas y modelos de decisión, que junto con una base de datos soporta todas las fases del proceso de toma de decisiones, principalmente en decisiones semiestructuradas bajo el control total de aquellos que se dedican a tomarlas.
Yang incide en aquellas características que permiten diferenciar a un DSS del que no lo es, así:
El DSS soporta todas las fases del proceso de toma de decisiones: inteligencia, diseño, elección e implementación.
El soporte se realiza a varios niveles de los equipos de gestión, desde los altos ejecutivos a los gestores de base.
Soportan varios niveles de decisiones interdependientes o secuenciales y una variedad de procesos y estilos de toma de decisiones.
Y son fáciles de usar.
Sistemas de Información para Ejecutivos (SIE), o Executive Information Systems (EIS)
Los EIS's han sido confundidos en sus orígenes con los DSS's. Dicho problema se ha debido a la confusión existente sobre a qué tipo de nivel directivo iban enfocados cada uno. Los EIS's orientados a la alta dirección aparecen cuando los ejecutivos de las compañías requieren datos para tomar decisiones pero no pueden dedicar tiempo para extraer la que necesitan del conjunto total recibido.
Distintos autores han establecido el marco teórico de los EIS's. Nos aproximamos al conocimiento del EIS , a través de la definición dada por varios autores.
Para Bird es un software, con un sistema de recuperación amigable que provee información electrónica a los directivos con un acceso rápido a la información que forma parte de las áreas clave de la empresa, ayudando a realizar las actividades de gestión para conseguir los objetivos de la empresa.
Preedy, apunta las características de un EIS :
son sistemas usados por los altos ejecutivos de las empresas,
es usado por ejecutivos para controlar el trabajo de otros ejecutivos,
su principal uso es informativo,
se concentra en la gestión general de la organización, y para ello utiliza información interna y externa, información histórica para realizar predicciones, y todo tipo de datos numéricos y textuales.
Warmouth y Yen, ofrecen una visión donde las tecnologías de la información son la clave de los EIS's. Así, se componen de hardware , software , un interface y uso intensivo de las telecomunicaciones.
Para definir con mayor exactitud qué es un Sistema de Información para Ejecutivos, se enumerarán las características que le son propias:
Estar personalizado al ejecutivo como individuo.
Extraer, filtrar, consolidar y visualizar los datos críticos.
Acceder en tiempo real a las variables que definen el estado de la empresa.
Visualizar tendencias y suministrar informes de incidencias.
Mecanismos de alarma, para atraer la atención del usuario, ante desviaciones importantes de las variables críticas.
Interface amigable con el usuario, que necesita de un mínimo entrenamiento para su uso. Usado directamente por los ejecutivos, sin intermediarios.
Presenta la información que incorpora, simultáneamente, gráficos, tablas, textos y sonidos
Sin embargo, no para todos los autores los EIS's tienen personalidad propia, y así para otros un sistema de información para ejecutivos no es más que un sistema soporte a la decisión de manejo sencillo que está especialmente diseñado para ejecutivos.
Cabe resaltar que no siempre se consigue diferenciar técnicamente qué es un DSS y qué es un EIS, de manera que más bien las diferencias vienen reguladas por el tipo de decisiones que soportan. Así, se piensa que un DSS asume decisiones estructuradas, es decir problemas claramente formalizados; mientras los EIS asumen aquella categoría de decisiones que habíamos descrito como no programables o intuitivas.
De cualquier manera, tanto uno como otro, requieren el uso de recursos de información, tanto formales como informales, y de información procedente tanto del exterior de la organización como del interior de la misma.
Tipología de información para la toma de decisiones en la empresa
Hasta el momento se debe conocer cuáles son las necesidades informativas que debe conocer un gestor para la implementación de un sistema de información para la toma de decisiones, previo análisis de la estructura medioambiental en la que se encuentra la empresa, y, a su vez, los tipos de Inteligencia Competitiva, y por tanto las posibles estrategias para monitorear el entorno, y capturar la información necesaria, que luego se transformará en conocimiento.
Ahora se realizará una clasificación de las fuentes de información pertinentes para la empresa, cuyo control permitirá un diseño eficaz del sistema de información.
Se distinguen, diez tipos, si bien se entiende que la clasificación puede ser más amplia o más reducida, pero que sirve para estructurar y sistematizar las necesidades de información de un gestor.
Directorios de empresas, sus productos y ejecutivos. Incluye la información que originan las ferias comerciales.
Los informes comerciales. Incluyen los informes prejudiciales o de solvencia, especialmente realizados para la obtención de información sobre los bienes patrimoniales de una empresa.
Indicadores del entorno: estadísticas, informes económicos generales, e indicadores del entorno político y social.
Los medios de comunicación, tanto las fuentes primarias como secundarias.
La información de los mercados financieros. Incluye los siguientes mercados: crediticios, de divisas, de renta fija, de renta variable, de materias primas, y mercados de derivados.
Ayudas, concursos públicos y oportunidades comerciales.
Estudios de mercado y sectoriales. Se incluyen en los informes sectoriales los principales aspectos que definen la evolución reciente y las perspectivas de un sector en su conjunto, y de las principales empresas que operan en el mismo.
Información sobre I+D+I. Incluye la información sobre patentes y modelos de utilidad, los modelos y dibujos industriales, las marcas, los informes y los recursos de investigación.
Legislación, Jurisprudencia y Normativas.